Clients et Etudes de cas

Comment IMCAS transforme un congrès mondial très dense en opportunité de rencontres qualifiées ?

Organisé en janvier 2026, le IMCAS World Congress 2026, est l’un des congrès mondiaux de référence en dermatologie esthétique, chirurgie plastique et sciences du vieillissement.

Chaque année, l’événement rassemble plusieurs milliers de participants internationaux : praticiens, chercheurs, industriels, distributeurs, start-up et leaders d’opinion.

Historiquement structuré autour de conférences scientifiques, d’un programme éducatif dense et d’un espace d’exposition à forte valeur ajoutée, l’IMCAS faisait face à une évolution naturelle des attentes de son public : aller au-delà du contenu et faciliter des rencontres business réellement utiles.

Dans un congrès mondial de cette ampleur, la richesse des contenus et la densité du programme peuvent paradoxalement devenir un frein aux échanges qualifiés.

La problématique identifiée par IMCAS était donc claire : comment permettre aux participants de se rencontrer efficacement, sans alourdir l’expérience ni dénaturer l’ADN scientifique du congrès ?

Les enjeux sous-jacents étaient multiples :

  • donner un cadre et une structure aux rendez-vous business,
  • garder le flux naturel de visites du salon comme vecteur de découverte,
  • proposer un retour sur investissement mesurable, tant pour les exposants que pour les visiteurs industriels.
Imcas World Congres 2026
1 Imcas World Congres 2026
Espace d'exposition
2 Espace d'exposition
Un congrès
3 Un congrès
4-Feb-12-2026-03-26-46-6791-PM
4 An optional caption for the image that will be added to the gallery. Enter any descriptive text for this image that you would like visitors to be able to read.
Default image alt text
5 An optional caption for the image that will be added to the gallery. Enter any descriptive text for this image that you would like visitors to be able to read.

Du networking informel aux rencontres qualifiées : un défi structurel

Pour l’édition 2026, IMCAS a fixé plusieurs objectifs précis autour de l’introduction, pour la première fois, de One-to-One Meetings :

Face à une population industrielle en forte croissance au fil des éditions, le congrès s'est trouvé confronté à un enjeu majeur : comment répondre efficacement aux besoins de ces acteurs économiques devenus incontournables ? Si le programme scientifique satisfait pleinement les attentes des praticiens en quête de formation et d'innovation, les rendez-vous business constituent la réponse adaptée aux besoins spécifiques des industriels.

Le contexte particulier de ce congrès rendait cette évolution d'autant plus nécessaire. Limité à une journée intensive, l'événement générait une densité qui rendait les rencontres informelles difficiles à organiser. Par ailleurs, l'absence de stands pour les manufacturiers complique considérablement leurs opportunités de développement commercial. Il devenait donc essentiel d'impulser un cadre structuré de rencontres professionnelles.

Une approche centrée sur la qualification et l’usage, avant l’outil

L’approche retenue n’a pas consisté à “ajouter” un outil de rendez-vous, mais à penser le one-to-one comme un prolongement naturel de l’expérience salon.

On a donc accompagné les équipes salon pour chaque étapes de la préparation des One to One sur l’événement :

Déploiement du service One to One : une collaboration stratégique

IMCAS a développé le concept des rendez-vous One to One et en a assuré la communication auprès de l'ensemble de sa communauté. L'organisation a procédé à une sélection ciblée au sein de son réseau pour identifier les profils de participants éligibles à ce service personnalisé.

Côté Vimeet, nous avons pris en charge la communauté identifiée en coordonnant l'engagement des participants en amont sur les moments clés du service. L'accueil physique s'est matérialisé par un espace dédié, stratégiquement positionné au cœur du salon, où les participants ont pu bénéficier d'un accompagnement sur place.

Cette synergie opérationnelle illustre parfaitement l'équation « 1 + 1 = 3 » : la combinaison de l'expertise d'IMCAS et de notre savoir-faire en activation de communauté a généré une valeur ajoutée supérieure à la somme de nos contributions individuelles.

Les participants volontaires ont complété des profils détaillés (fonction, typologie d’acteur, objectifs, centres d’intérêt).
Cette étape a permis de poser les bases d’un matchmaking fondé sur la pertinence plutôt que sur le volume.

Les suggestions de rendez-vous reposaient sur la complémentarité des profils et des attentes, afin de favoriser :

  • des échanges décisionnaires,

  • des discussions à potentiel business réel,

  • une logique gagnant-gagnant entre offreurs et demandeurs.

Les créneaux de rendez-vous ont été pensés pour s’insérer dans les temps disponibles des participants, sans concurrence directe avec les sessions scientifiques majeures.

Un suivi précis des usages (acceptation des rendez-vous, taux de réalisation, feedbacks) a permis d'ajuster le dispositif en continu et de sécuriser l'expérience utilisateur.

Le contexte du salon présentait plusieurs défis opérationnels : des participants engagés mais pas nécessairement familiers, un espace de rendez-vous situé au cœur d'un complexe de 4 étages à forte densité de passage, et une audience majoritairement internationale nécessitant des solutions de communication adaptées.

Pour répondre à ces enjeux, nous avons déployé un accompagnement sur-mesure à chaque étape :

En amont, nous avons mis en place une logique de communication interparticipants via WhatsApp, particulièrement adaptée au profil international de la communauté. Nous avons également responsabilisé les exposants en les positionnant comme acteurs clés de la prise de contact avec leurs rendez-vous, les rendant responsables de faire venir les participants sur leur stand.

Sur place, 4 personnes de l'équipe ont été mobilisées pour assurer un accompagnement à 100%, avec une approche conciergerie hautement personnalisée et humaine, garantissant que chaque participant trouve son chemin et honore ses rendez-vous malgré la complexité du lieu.

Cette présence terrain constante a permis d'absorber les frictions logistiques et de transformer des contraintes spatiales en expérience fluide et qualitative.

 

Des rencontres mieux ciblées et une valeur perçue renforcée pour les participants

Et les chiffres parlent d'eux mêmes. IMCAS 2026 c'était :  

Plus de 2 500 rendez-vous effectués 
 Plus de 2 500 rendez-vous effectués 

 

Leçons à retenir

L’intégration des One-to-One Meetings au sein d’un salon de l’envergure d’IMCAS démontre que :

  • les congrès intégrants un espace d’exposition digne d’un salon BtoB peuvent générer plus de valeur sans changer de format,

  • les rencontres qualifiées renforcent l’attractivité et la satisfaction des participants,

  • une approche méthodique, technologique et humaine, transforme un événement dense en véritable expérience de rencontres professionnelles.

Une évolution qui répond pleinement à la problématique initiale : faire émerger des opportunités concrètes au cœur d’un congrès mondial, sans en altérer l’essence.

Accédez à l'ensemble

Accédez à l'ensemble